Ventas

Conoce las posibles causas por las que no se generan las boletas electrónicas, así como las soluciones y escalamientos.

La boleta electrónica es la representación virtual de la boleta de compraventa tradicional, en la cual se relacionan los productos o servicios vendidos, el valor de los mismos y el monto de IVA.

Al tener integrado un sistema automatizado de envío de boletas, el flujo correcto es que cuando se genera una venta en cualquier canal de venta esta se registre en Multivende. Luego, automáticamente se emite la boleta en el integrador, se mandan los documentos tributarios al correo del cliente y se deja una copia del documento en Multivende.

Sin embargo, hay diversas situaciones en las que no se logra generar automáticamente las boletas. A continuación se exponen posibles causas por las que se genera este problema, así como las soluciones y escalamientos correspondientes:

Caso 1 | Problemas con las boletas originado por gestión del usuario.

• El producto tiene un SKU distinto en el integrador y en Multivende, lo cual genera que no se esté sincronizando correctamente.
  Revisa que el SKU del producto sea el mismo tanto en Multivende como en el integrador, especialmente el SKU Hijo, tomando en cuenta que los guiones, las minúsculas y las mayúsculas también influyen. 

Caso 2 | Problemas con las boletas originado desde Multivende.

• El pedido no ha llegado a Multivende y, por ende, no se ha generado la boleta.

En este caso, se debe reprocesar o revincular la venta, según aplique.

Consulta el siguiente artículo para aprender a reprocesar las ventas con error en Multivende:

• Recomendaciones para gestionar las ventas con error

• La venta se demoró en registrarse en Multivende y llegó otro pedido y se vendió el mismo producto con una unidad en stock por dos plataformas simultáneamente.

Dado que el sistema no encontró stock disponible, entonces no se generó la boleta para una de las ventas. En este caso debes notificar tanto a nosotros como a tu integrador y, en conjunto, revisaremos el pedido.

Así pues, en cualquier situación en que la boleta electrónica aparezca visible en la plataforma, pero no se está enviando al canal de venta correspondiente, debes hacer escalamiento con Multivende.

Caso 3 | Problema generado desde el integrador de boletas.

El problema con la boleta se origina en el integrador cuando el documento no se encuentra visible en Multivende. En este caso puede haber sucedido lo siguiente:

• El producto tenía stock y la venta se registró correctamente en Multivende, pero la boleta no se generó.

Para darle solución, debes derivar el caso con tu integrador.

Otras consideraciones

En el caso de Paris, las boletas se registran en Multivende, pero, por el momento, no está disponible el envío automático al marketplace. Por otro lado, para Mercado Libre y Ripley, puedes configurar el envío automático del documento desde la configuración de tus canales de venta.

Aprende cómo activar el envío automático de tus boletas electrónicas en los siguientes artículos:

• Envío automático de boletas a Mercado Libre
• Envío automático de boletas a Ripley

Equipo Multivende

Conoce sobre buenas prácticas que te ayudarán a prevenir las sobreventas de tus productos.

La sobreventa es una situación en la que un cliente (o varios) compra un artículo que no está disponible en stock. Hay diversas causas que originan la sobreventa de productos, entre ellas:

• El inventario no se ha actualizado con precisión en todos los canales de venta.
• Hay una discrepancia entre las existencias reales disponibles y las cantidades registradas.
• El inventario dañado o destruido no se ha contabilizado.
• Un aumento repentino en la demanda de un producto en específico.

Lo cierto es que, solo podemos darnos cuenta de que alguien ha comprado un producto que ya no está disponible en stock una vez que el cliente solicita su producto, confirma el pago y recibe una notificación de confirmación de la venta. Sin embargo, hay acciones que podemos tomar en cuenta para prevenir una sobreventa.

Recomendaciones para evitar la sobreventa de productos

1. Revisa constantemente que tus productos en Multivende se encuentran sincronizados.

De esta manera te aseguras que el flujo de información de tu inventario desde Multivende a los canales de venta es efectivo. Cuando un producto está sincronizado significa que la información está siendo enviada desde Multivende y recibida correctamente en el canal remoto.

Además, en la bitácora de tu producto puedes revisar las tareas de actualización del inventario y obtener la fecha y hora en que se realizó, así como el detalle del procesamiento de la información al dar clic en el botón de acciones.

Desde la bitácora también puedes consultar la cantidad de inventario registrada en la tarea de actualización.

2. Monitorea periódicamente el movimiento de tu inventario.

En Multivende, al dirigirte en el menú principal a Inventario > Ajuste de Inventario puedes visualizar la cantidad disponible por producto y filtrar tu búsqueda por bodega, código o nombre de los productos. 

La información contenida en el Movimiento de inventario te será relevante para constatar que la fluctuación está siendo consistente con las ventas de tus productos, así como para corroborar que al momento de realizar las ventas todavía hay stock disponible. 

Asimismo, puedes utilizar estos datos históricos para determinar las temporadas de venta más altas y prevenir el riesgo de quedarte sin productos determinados. 

3. Utiliza herramientas como las notificaciones y alarmas para mantenerte informado sobre eventos importantes en tu inventario. 

En Multivende puedes configurar notificaciones para recibir un correo cuando se ha realizado una venta y/o programar alarmas de stock crítico para que se te avise cada vez que tu inventario se encuentra por debajo de una determinada cantidad de productos y sepas que debes reabastecer.

Haz clic en los siguientes enlaces para aprender cómo configurar estas herramientas en nuestra plataforma:

• Creación de notificaciones
• Creación de alarmas de stock crítico

Si te enfrentas a una sobreventa de productos, ¿cómo saber dónde se originó el problema?

Si el stock que se muestra en el canal de venta es incorrecto, entonces debes acudir a Multivende y revisar el estado de sincronización del producto, así como su historial de tareas de actualización en la bitácora del artículo y la consistencia entre los movimientos de inventario y las ventas. La información que te será útil tener a la mano para buscar de dónde se descontó o generó la venta es el número o ID de la venta y el SKU del producto.

Por otro lado, si la información que se está enviando al canal remoto es acertada y tienes un sistema integrado, entonces la revisión debería establecerse desde el integrador.

Equipo Multivende

Conoce las buenas prácticas que debes seguir para gestionar los pedidos no procesados.

Hay diversas razones por las que las órdenes de venta no se procesan automáticamente, entre ellas se encuentran las siguientes:

• El procesamiento del pedido alcanzó el límite de tiempo (time out) entre la API del canal de venta y Multivende.
• El estatus de sincronización del producto que se ha vendido se encuentra en error.
• No se vinculó la venta.

Independientemente de la razón, a continuación se exponen algunas buenas prácticas que te servirán para resolver los pedidos no procesados.

Buenas prácticas para gestionar los pedidos no procesados

1. Revisa el estado de sincronización de tus productos.

Asegúrate de que tus productos se encuentren activados y correctamente sincronizados porque esto permitirá que el flujo de información entre Multivende y el canal de venta sea efectivo. Si el producto se encuentra desactivado o con error de sincronización es como si no existiera en la plataforma y, por ende, no podría reprocesarse la venta de un producto inexistente.

2. Verifica el estado de la venta en Multivende.

Revisa que el estado de la venta no sea cancelado, puesto que Multivende no procesa las ventas que se encuentran en este estado. Asimismo, debes asegurarte de que el pago se encuentre verificado.

3. Examina las ventas con error en Multivende.

En algunos casos las ventas sí han sido gestionadas en Multivende, pero se encuentran en la sección de ventas con error. En este caso, puedes determinar cuál ha sido el error puntual del pedido haciendo clic en Ventas > Ventas con errores > Error. 

Pasos para reprocesar correctamente las ventas con error

1. En el menú principal de Multivende, dirígete al marketplace o tienda online en donde se generó la venta e ingresa a Ventas.

2. Haz clic en Ventas con errores.

3. Haz clic en Reprocesamiento masivo de ventas.

4. En el recuadro que se despliega copia el ID de la venta y haz clic en el botón Guardar.

Luego de seguir estos pasos, la venta debería aparecer registrada en Multivende y, posteriormente, si tienes algún sistema integrado, este debería gestionar la boleta automáticamente. En caso de que no suceda así, se debe escalar este problema con el equipo de soporte.

¿Cuándo y dónde debes revisar los problemas relacionados a las ventas?

• Si el pedido no se encuentra registrado en Multivende, entonces debes gestionarlo desde nuestra plataforma siguiendo las buenas prácticas expuestas anteriormente.
• Si la venta está registrada en Multivende, tienes un sistema de generación de boletas integrado y esta no se generó, entonces debes comunicarte con tu integrador de boletas.

Equipo Multivende

En este artículo, aprenderás sobre qué es la auditoría de ventas y cómo usarla desde la plataforma de Multivende.

¿Qué es la auditoría de ventas?

La auditoría de ventas es una sección de la plataforma donde podrás visualizar por cada conexión todas las ventas que se registran en el canal remoto. Esta es una excelente herramienta para que puedas verificar y validar que las órdenes de tus canales estén registradas correctamente en Multivende y en los casos donde existan ventas no sincronizadas, reprocesarlas de forma sencilla para se registren efectivamente en la plataforma.

¿Cómo consultar la auditoría de ventas?

Esta función, está actualmente disponible para Mercado Libre, Dafiti y Linio. Para consultar las ventas de tus canales en la auditoría de ventas, debes seguir los siguientes pasos:

1. Desde el menú de Multivende, navega a Marketplaces > Canal de venta > Auditoría de ventas

2. En el recuadro de Auditoría de ventas, haz click en el botón Ver auditoría.

3. Encontrarás, una tabla con todas las ventas que se han realizado en tu canal y la información más importante de cada una, como Fecha de venta, Indicador externo, Pack ID, Estado del pago, Tags, Fecha final de manufactura, Estado de sincronización y Acción.

4. En la columna de Estado de sincronización podrás ver las ventas sincronizadas y las que no se han sincronizado con la plataforma, cada una con estados de sincronizado y no enlazado, respectivamente.

Consideraciones para Mercado Libre

Debes tener en consideración que las ventas de FULL de Mercado Libre no se registran en Multivende. Por lo que, en esta sección, encontrarás algunas ventas no enlazadas correspondientes a FULL, podrás identificarlas a través de la modalidad logística especificada en la columna "Tags".

¿Cómo sincronizar una venta no enlazada?

Para sincronizar una venta no enlazada, debes seguir los siguientes pasos:

1. Revisa que el Estado de sincronización de la venta sea no enlazado.

2. Luego, haz click en el botón de resincronización en la columna de Acción. Tu venta pasará a un estado de pendiente y finalmente a sincronizado.

3. ¡Listo! Tu venta ha sido sincronizada con éxito.

Equipo Multivende